Rekrutacja poufna: jak szukać następcy dyrektora lub prezesa, nie ujawniając poszukiwań

Kiedy rekrutacja poufna jest koniecznością

W większości zleceń jawne ogłoszenie nie szkodzi nikomu. Zdarzają się jednak sytuacje, w których sam fakt poszukiwań zmienia układ sił w firmie, na rynku albo w relacjach z klientami. Najczęściej dotyczy to:

• wymiany osoby, która jeszcze pracuje na stanowisku. Informacja, że szukacie następcy, zanim ta osoba usłyszy decyzję od Was, jest nieuczciwa wobec niej i niebezpieczna dla zespołu,
• zmian w zarządzie lub radzie nadzorczej, o których nie powinni wiedzieć na razie inwestorzy, banki i media,
• przygotowań do transakcji, restrukturyzacji, sprzedaży firmy czy zmiany właścicielskiej,
• stanowisk, których obsadzenie ujawnia strategię, na przykład wejścia na nowy rynek lub linię produktów,
• ról o dużym znaczeniu dla klientów i partnerów, w których ogłoszenie wywołałoby pytania o stabilność firmy.

W takich zleceniach liczy się nie tylko to, kogo znajdziecie, ale także kto, kiedy i w jaki sposób się o tym dowie.

Czym różni się rekrutacja poufna od jawnej

Jak chronimy poufność w praktyce

Poufność nie jest jedną regułą, tylko zestawem nawyków, które stosujemy od początku do końca zlecenia.

1. Wąski krąg po stronie klienta. Na początku ustalamy z Wami, kto zna zlecenie. Zwykle to prezes lub przewodniczący rady, dyrektor HR i ewentualnie jedna osoba odpowiedzialna za ścieżkę zatwierdzania. Nie rozszerzamy tego kręgu bez Waszej zgody.

2. Anonimowy opis roli. Pierwsze rozmowy z kandydatami prowadzimy na podstawie opisu bez nazwy firmy: branża, wielkość, zakres odpowiedzialności, lokalizacja. Nazwę poznaje kandydat, który wykazał zainteresowanie i zobowiązał się do zachowania tajemnicy.

3. Zgoda kandydata na każdy krok. Profil trafia do Was dopiero po wyraźnej zgodzie osoby. Nie kontaktujemy się z obecnym pracodawcą kandydata i nie ujawniamy faktu rozmów osobom trzecim.

4. Wydzielone kanały. Komunikacja odbywa się z użyciem firmowych adresów w domenie @integratalent.pl i ograniczonej liczby odbiorców. Dokumenty nie krążą w szerokim obiegu.

5. Ostrożność przy referencjach. Referencje zbieramy dopiero od finalistów i po ich zgodzie. Nie pytamy osób, które mogłyby ujawnić fakt rozmów.

6. Spójna „legenda” po stronie firmy. Jeśli rola jest nowa lub pojawia się w planach, dobrze mieć uzgodnioną wersję, którą będzie podawał każdy, kto zostanie zapytany. Nie zachęcamy do kłamstw, ale do jednolitego, prawdziwego komunikatu, na przykład „analizujemy strukturę zarządu”.

Co powinno zrobić zlecenie po Waszej stronie

Nawet najlepiej prowadzony proces zawodzi, jeśli informacja wycieka wewnętrznie. Kilka praktycznych zasad:

• ogranicz krąg osób do tych, które muszą znać zlecenie, i przypomnij im o obowiązku zachowania tajemnicy,
• nie omawiaj kandydatów w otwartych kanałach firmowych ani na wspólnych spotkaniach,
• spotkania z kandydatami organizuj poza biurem lub w terminach, które nie wzbudzają pytań,
• nie wysyłaj dokumentów rekrutacyjnych na skrzynki wspólne,
• ustal z góry, kto i kiedy poinformuje osobę, którą ma zastąpić nowy kandydat. Uczciwa i wcześniejsza rozmowa chroni relacje w zespole i zmniejsza ryzyko zaskoczenia.

Kwestia uczciwości wobec pracownika, którego dotyczy zmiana

Rekrutacja poufna często dotyczy stanowiska zajmowanego przez osobę, której zmiana jeszcze nie została ogłoszona. Z naszej perspektywy najważniejsza jest uczciwość. Nie prowadzimy poszukiwań przeciwko komuś w ukryciu, jeśli decyzja o zmianie nie została podjęta. Jeśli decyzja zapadła, zwykle zalecamy rozmowę z tą osobą w rozsądnym terminie, tak aby nie dowiedziała się o niej od rynku. Rozumiemy, że rozwiązanie stosunku pracy lub odwołanie członka zarządu wpływa na harmonogram poszukiwań.

Ochrona danych kandydatów

Poufność działa w obie strony: kandydat także oczekuje dyskrecji. Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z RODO, na podstawie wpisu naszej agencji do rejestru KRAZ (nr 22623) i zasad opisanych w polityce prywatności. Profil kandydata przekazujemy klientowi dopiero po wyraźnej zgodzie na konkretne stanowisko, a życiorysów nie udostępniamy w żadnej bazie, do której mają dostęp klienci. Pytania o dane osobowe można kierować na [email protected].

Czy da się zagwarantować pełną tajność

Pełnej tajności nie da się obiecać nikomu. Każda rozmowa z kandydatem zwiększa ryzyko, że informacja wyjdzie poza krąg zainteresowanych, a rynek kadry zarządczej jest niewielki: wiele osób zna się nawzajem. Możemy natomiast ograniczyć ryzyko do minimum i otwarcie powiedzieć, na czym ono polega. Doświadczeni kandydaci rozumieją zasady poufności, bo sami o nie dbają w swoich firmach. Jeśli pojawi się podejrzenie wycieku, informujemy Was od razu i ustalamy dalsze kroki.

Rekrutacja poufna a koszty

Zlecenie poufne wymaga bezpośredniego docierania do kandydatów, a nie odpowiadania na ogłoszenia, więc zwykle jest prowadzone jako executive search na wyłączność z opłatą dzieloną na etapy. Zasady rozliczeń opisujemy na stronie cennik rekrutacji, a pełne warunki przekazujemy na piśmie, zanim zaczniemy pracę. Przy mniejszej skali zleceń, na przykład gdy chodzi o stanowisko kierownicze średniego szczebla, możliwe jest połączenie rekrutacji stałej z dyskretnym docieraniem do wybranych osób.

Jak zacząć

Pierwsza rozmowa jest poufna i niezobowiązująca. Opisz sytuację w kilku zdaniach: jaka rola, jak pilnie, kto zna zlecenie i czy jest ktoś, kogo należy wykluczyć z poszukiwań. Konsultant odpowie najpóźniej następnego dnia roboczego, oceni realność terminu i zaproponuje schemat pracy. Jeśli zlecenie dotyczy zarządu, poznaj zespół na stronie rekrutacja prezesów i członków zarządów, a o ogólnej metodzie przeczytasz w artykule co to jest executive search.

Najczęstsze pytania