Co to jest executive search: definicja, etapy i kiedy warto go zamówić

Executive search to bezpośrednie i poufne poszukiwanie kandydatów na najwyższe stanowiska w organizacji: prezesów, członków zarządów, dyrektorów C-level (CEO, CFO, CTO, COO, CMO) oraz niezależnych członków rad nadzorczych. W odróżnieniu od zwykłej rekrutacji nie opiera się na ogłoszeniach, tylko na ustaleniu, kto na rynku mógłby objąć daną rolę, i na rozmowie z tymi osobami jedna po drugiej. Zlecenie prowadzi zwykle jedna agencja na wyłączność, a o jego istnieniu wie wąski krąg osób.

Poniżej wyjaśniamy, jak wygląda ten proces w praktyce, czym różni się od innych form rekrutacji, ile trwa i kiedy warto go zamówić. Jeżeli szukasz opisu naszej usługi, znajdziesz go na stronie executive search.

Definicja: co dokładnie oznacza executive search

Angielski termin „executive search” oznacza dosłownie „poszukiwanie kadry kierowniczej”. W Polsce używa się go zamiennie z „headhuntingiem”, ale w praktyce zawęża do poszukiwań na stanowiska zarządcze. Cztery cechy odróżniają go od klasycznej rekrutacji:

• Poszukiwanie bezpośrednie. Konsultant sam wyszukuje osoby spełniające kryteria i się z nimi kontaktuje. Kandydat nie odpowiada na ogłoszenie.
• Wyłączność i priorytet. Agencja pracuje nad zleceniem jako główny partner, a umowa zawiera harmonogram etapów.
• Poufność. Nazwę firmy poznaje kandydat dopiero wtedy, gdy jest to konieczne, a zlecenie zna wąski krąg osób po stronie klienta.
• Formalna ocena finalistów. Referencje, a często także ocena kompetencji przywódczych i dopasowania do kultury organizacji.

Gdy chcesz porównać tę metodę z innymi rozwiązaniami, przeczytaj headhunter czy agencja rekrutacyjna.

Dla kogo jest executive search

Najczęściej korzystają z niego:

• rady nadzorcze i właściciele, którzy wymieniają prezesa lub dyrektora generalnego,
• spółki giełdowe i firmy z udziałem funduszy inwestycyjnych, w których wybór osoby na kluczowym stanowisku musi spełniać wymogi formalne i reputacyjne,
• firmy rodzinne w okresie sukcesji, gdy potrzebny jest menedżer z zewnątrz, który poprowadzi firmę razem z rodziną lub ją zastąpi,
• międzynarodowe grupy wchodzące na polski rynek, które szukają pierwszego country managera lub dyrektora zarządzającego,
• firmy w trakcie transformacji, restrukturyzacji lub przygotowań do sprzedaży.

Wspólną cechą jest to, że decyzja o wyborze osoby ma strategiczne znaczenie, kandydatów jest niewielu, a ich zainteresowanie propozycją nie wynika z potrzeby zmiany pracy, tylko z jakości propozycji i zaufania do osoby, która ją przedstawia.

Executive search a rekrutacja klasyczna

Cecha	Rekrutacja klasyczna	Executive search
Sposób poszukiwań	Ogłoszenia, baza kandydatów	Bezpośredni kontakt z wybranymi osobami
Kto jest kandydatem	Osoba aktywnie szukająca pracy	Osoba zatrudniona, często niezainteresowana zmianą
Poufność	Ograniczona	Wysoka, często całkowita
Ocena kandydatów	Rozmowy, test	Rozmowy, referencje, czasem ocena psychometryczna
Zaangażowanie agencji	Rozłożone na wiele zleceń	Zespół skoncentrowany na jednym zleceniu
Typowy czas	Kilka tygodni	Kilka miesięcy
Rozliczenie	Zwykle za sukces	Zwykle etapowe

Etapy procesu executive search

Poszczególne agencje używają różnych nazw, ale logika jest podobna.

1. Brief. Rozmowa z osobą decydującą: cele roli na dwa lata, zakres decyzji, relacje, budżet, harmonogram i krąg osób znających zlecenie.
2. Profil i strategia poszukiwań. Opis kompetencji, doświadczeń i cech, a także lista firm, z których poszukiwania będą prowadzone, oraz firm wyłączonych z uwagi na konflikt interesów.
3. Mapowanie rynku. Ustalenie, kto zajmuje podobne stanowiska, kto je ostatnio opuścił, które organizacje są potencjalnym źródłem kandydatów. Wynikiem jest opisowa mapa.
4. Bezpośrednie podejście. Pierwsze rozmowy z wybranymi osobami. Sprawdzenie zainteresowania i podstawowego dopasowania.
5. Ocena i spotkania. Rozmowy pogłębione, spotkania z klientem, w razie potrzeby ocena psychometryczna.
6. Referencje i oferta. Referencje zbierane od finalistów za ich zgodą oraz negocjacje warunków, w tym wynagrodzenia, części zmiennej, zasad odejścia i ewentualnego zakazu konkurencji.
7. Wsparcie po zatrudnieniu. Kontakt z klientem i kandydatem przez pierwsze miesiące, uzgodnienie priorytetów i ewentualne korekty.

Ile trwa executive search i co wpływa na czas

Orientacyjnie od dwóch do czterech miesięcy od startu do przyjęcia oferty, a potem dochodzi okres wypowiedzenia kandydata. W Polsce na stanowiskach kierowniczych okres wypowiedzenia umowy o pracę zależy od stażu i może wynosić do trzech miesięcy (art. 36 Kodeksu pracy), a w kontraktach menedżerskich bywa ustalany indywidualnie. Wydłużyć start może również zakaz konkurencji, który kandydat ma wobec obecnego pracodawcy, oraz rozliczenie premii i programów motywacyjnych. Kodeks pracy dopuszcza umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, a rekompensata za jego przestrzeganie nie może być niższa niż 25% wynagrodzenia za okres odpowiadający okresowi zakazu. O tym, jak ważne jest rzetelne zrozumienie warunków kontraktu, piszemy w artykule umowa o pracę czy B2B.

Czas wydłużają też: niewielka liczba kandydatów, wymóg znajomości wąskiej branży lub regulacji, poufność, która utrudnia wypytywanie rynku, oraz zmiany wymagań w trakcie poszukiwań. Skraca go jasny brief, szybkie decyzje po stronie klienta i konkurencyjne widełki.

Ile kosztuje

Opłata za executive search bywa dzielona na etapy powiązane z postępem zlecenia i ustalana z góry na piśmie. Wynika to z natury pracy: zespół agencji angażuje się od pierwszego dnia, a wyłączność pozwala chronić poufność. Jak wyglądają modele rozliczeń i jak policzyć koszt wakatu, opisujemy w poradniku ile kosztuje rekrutacja dyrektora.

Rola kandydata: jak wygląda rozmowa z headhunterem

Z drugiej strony stołu proces wygląda inaczej: kandydat dostaje wiadomość lub telefon od osoby, której nie zna, z propozycją rozmowy o roli, o której nic nie wiadomo. Dobrze prowadzony kontakt jest konkretny, szanuje czas i dyskrecję rozmówcy, nie wymaga przesyłania CV przy pierwszej wiadomości i nie obiecuje więcej, niż może zapewnić. Jak przygotować się do takiej rozmowy, opisujemy w poradniku rozmowa z headhunterem. Bezpieczeństwo takiego kontaktu warto sprawdzić zawsze, bo oszuści podszywają się pod rekruterów. Zasady opisujemy w artykule fałszywe oferty pracy.

Kiedy executive search się nie sprawdzi

Nie każda rola wymaga tej metody. Warto go unikać, jeśli:

• stanowisko jest powszechne, a kandydaci aktywnie szukają pracy, więc klasyczna rekrutacja dowiezie wynik szybciej i taniej,
• firma nie ma jasnego profilu roli i oczekuje, że agencja „podpowie, kogo szukać”, bez wcześniejszej pracy nad strategią,
• budżet lub warunki zatrudnienia znacznie odbiegają od rynkowych i nie ma gotowości do ich weryfikacji,
• decyzje po stronie klienta są powolne lub nieskoordynowane, bo kandydaci na takim poziomie nie czekają miesiącami.

Dobre praktyki dla zleceniodawcy

• Wyznacz jedną osobę decyzyjną i krąg osób znających zlecenie.
• Przygotuj się na rozmowę o widełkach, strukturze wynagrodzenia i zakresie odpowiedzialności jeszcze przed startem.
• Zgódź się na informację zwrotną o rynku, nawet jeśli jest niewygodna.
• Reaguj szybko po spotkaniach z kandydatami, bo wolne tempo bywa głównym powodem utraty finalistów.
• Zaplanuj wprowadzenie nowej osoby do organizacji, jak w poradniku pierwsze 90 dni na nowym stanowisku.

Jeśli zastanawiasz się nad innymi formami współpracy, sprawdź na stronie usługi pozostałe rozwiązania, w tym interim management.

Najczęstsze pytania

Rozważasz executive search dla swojego zarządu lub rady nadzorczej? Zobacz, jak prowadzimy takie zlecenia, albo opisz nam sytuację: rozmowa jest poufna i niezobowiązująca.