Jak wybrać agencję rekrutacyjną do stanowisk kierowniczych: 12 pytań przed podpisaniem umowy

Dobra agencja rekrutacyjna do stanowisk kierowniczych to taka, która potrafi odpowiedzieć konkretnie na dwanaście pytań: kto poprowadzi Twoje zlecenie, jakimi metodami będzie szukać, jak chroni poufność, kiedy i za co wystawia fakturę, co obejmuje gwarancja i czy ma wpis w rejestrze agencji zatrudnienia, który można sprawdzić. Jeżeli odpowiedzi są ogólnikowe, a rozmowa kręci się wokół liczby kandydatów w bazie, lepiej poszukać dalej.

Ten tekst piszemy z perspektywy agencji, więc zastrzegamy: lista pytań nie ma Cię przekonać do nas, tylko ułatwić porównanie każdej oferty, także naszej. Pytania zadaj każdemu potencjalnemu partnerowi, a odpowiedzi zapisz w jednej tabeli.

Zanim zaczniesz pytać: ustal, czego potrzebujesz

Porównywanie agencji ma sens dopiero wtedy, gdy wiesz, co dokładnie zamawiasz. Zapisz trzy rzeczy:

• Rola i jej znaczenie. Czy to stanowisko wpływa na strategię firmy, czy obsadzasz kolejnego kierownika w sprawdzonym zespole?
• Jawność. Czy rynek może wiedzieć o poszukiwaniach? Jeśli nie, oznacza to, że trzeba wybierać agencje z doświadczeniem w pracy poufnej.
• Czas i budżet. Kiedy rola musi być obsadzona i ile jesteś gotów zapłacić za wynik, a ile za proces.

Od tego zależy, czy szukasz agencji klasycznej, headhuntera czy partnera od executive search. Różnice opisaliśmy w artykule headhunter czy agencja rekrutacyjna.

Dwanaście pytań do agencji

1. Czy macie wpis do rejestru agencji zatrudnienia i jaki to numer?

Prowadzenie agencji zatrudnienia w Polsce wymaga wpisu do rejestru (KRAZ). Wiarygodna firma podaje numer od razu i bez ociągania. Sprawdź go samodzielnie w publicznym rejestrze, zwróć uwagę na nazwę podmiotu i zakres usług. Krok po kroku opisujemy to w poradniku jak sprawdzić agencję zatrudnienia w KRAZ. Nasz numer to KRAZ 22623.

2. Kto konkretnie poprowadzi nasze zlecenie?

Przy roli dyrektorskiej decyduje człowiek, nie logo. Zapytaj o imię i nazwisko osoby, która będzie odpowiedzialna, o jej doświadczenie w tej branży i o to, czy zostanie z Tobą od briefu do podpisania oferty. Ostrożnie traktuj sytuacje, w których zlecenie sprzedaje jedna osoba, a prowadzi zupełnie inna, której nie poznałeś.

3. Jak będziecie szukać kandydatów?

Poproś o opis metod: ogłoszenia, baza, kontakt bezpośredni, sieć zawodowa, polecenia. Przy stanowiskach dyrektorskich liczy się to, czy agencja potrafi dotrzeć do osób, które nie szukają pracy. Dobrą odpowiedzią jest opis mapowania rynku, a nie deklaracja „mamy bazę kilku tysięcy kandydatów”.

4. Jak wyglądał ostatni podobny proces?

Poproś o przykład zlecenia na zbliżonym poziomie, bez nazwy klienta: ile trwało, ilu kandydatów zostało przedstawionych, jakie trudności się pojawiły. Rzeczowa odpowiedź zajmuje minutę, a ogólnikowa zwykle oznacza brak takiego doświadczenia.

5. Ilu kandydatów otrzymam i w jakiej formie?

Krótka lista kilku zweryfikowanych osób jest lepsza niż pliki z dziesiątkami życiorysów. Zapytaj, co dokładnie dostaniesz: opis rozmowy z kandydatem, ocenę dopasowania, informacje o oczekiwaniach finansowych i okresie wypowiedzenia, referencje.

6. Jak chronicie poufność?

Dowiedz się, kto zna zlecenie, czy w komunikacji z kandydatami ujawniacie nazwę firmy, jak przechowujecie dane i czy podpisujecie klauzulę poufności. Przy zleceniach, w których odchodzi obecny prezes albo dyrektor, to pytanie bywa ważniejsze od ceny.

7. Jak rozliczacie usługę i kiedy powstaje obowiązek zapłaty?

Najczęstsze modele to opłata za sukces, opłata etapowa i model mieszany. Zapytaj o procent, podstawę naliczenia (czy wlicza się premię i udziały), terminy faktur i ewentualne opłaty dodatkowe. Przy rekrutacji stałej faktura po przyjęciu oferty jest uczciwym standardem. Szczegóły i pułapki opisujemy w poradniku ile kosztuje rekrutacja dyrektora.

8. Co obejmuje gwarancja?

Zapytaj, jak długo trwa, co robi agencja (zwrot części opłaty, nowa rekrutacja bez kosztu), w jakich sytuacjach gwarancja nie obowiązuje i jak dokumentuje się odejście. Gwarancja bez jasnych warunków jest tylko hasłem. U nas, przy zatrudnieniu na czas nieokreślony, obowiązuje przez pierwsze 12 tygodni.

9. Czy wymagacie wyłączności i na jak długo?

Wyłączność ma sens przy poszukiwaniach bezpośrednich, bo agencja inwestuje czas bez ryzyka, że kandydata zgłosi inny podmiot. Jednocześnie powinna iść w parze z harmonogramem, regularnym raportowaniem i możliwością rozwiązania umowy, jeśli nie ma postępu. Sprawdź, czy te elementy są w umowie.

10. Jak sprawdzacie kandydatów?

Poproś o opis weryfikacji: rozmowy, referencje (od kogo i kiedy), sprawdzenie dyplomów lub licencji, ocena psychometryczna tam, gdzie jest uzasadniona. Doświadczona agencja wie, że referencje zbiera się od finalistów i za ich zgodą.

11. Co dzieje się po przyjęciu oferty?

Dobry proces nie kończy się podpisem. Zapytaj, czy agencja pomaga w negocjacji oferty, reaguje na kontrofertę obecnego pracodawcy i utrzymuje kontakt z kandydatem w okresie wypowiedzenia i po starcie. To ważne zwłaszcza przy stanowiskach, na które kandydat czeka kilka miesięcy.

12. Jak przetwarzacie dane osobowe?

Zapytaj o umowę powierzenia lub inną podstawę przetwarzania, o to, gdzie przechowywane są dane i czy kandydaci wyrażają zgodę na przekazanie profilu klientowi. Wiarygodna agencja ma jasną politykę prywatności i inspektora ochrony danych. Nasze zasady opisujemy w polityce prywatności.

Sygnały ostrzegawcze

Niektóre sytuacje powinny zwiększyć czujność jeszcze na etapie pierwszej rozmowy:

• brak numeru wpisu do rejestru albo niechęć do jego podania,
• opłaty pobierane od kandydatów. Zgodnie z zasadą obowiązującą agencje zatrudnienia kandydat nie powinien płacić za pośrednictwo, a prośby o przelew „na zatwierdzenie rekrutacji” to klasyczny sygnał oszustwa, który opisujemy w artykule fałszywe oferty pracy,
• obietnice zbyt szybkich i zbyt pewnych rezultatów, na przykład „kandydat w tydzień” przy roli prezesa,
• brak imienia i nazwiska osoby prowadzącej zlecenie i komunikacja wyłącznie z ogólnego adresu,
• żądanie wyłączności bez zobowiązań agencji dotyczących harmonogramu i raportowania,
• bardzo niska stawka bez wyjaśnienia, co z niej wynika, bo ktoś pokrywa brakujące koszty innymi elementami: krótką gwarancją, mało pracy własnej, dodatkowymi opłatami,
• zbyt ogólne odpowiedzi na pytania o metodę. Hasło „mamy szeroką sieć kontaktów” nie jest metodą.

Jak porównać oferty

Najprostszy sposób to tabela, w której dla każdej agencji wpisujesz te same kryteria. Poniżej przykładowy układ. Kolumny wypełnij własnymi ustaleniami.

Kryterium	Agencja A	Agencja B	Agencja C
Numer KRAZ i zakres usług
Osoba prowadząca zlecenie
Metoda poszukiwań
Model i moment płatności
Podstawa naliczenia
Gwarancja (czas, zakres)
Wyłączność i harmonogram
Poufność i ochrona danych
Wsparcie po zatrudnieniu

Nie sprowadzaj tabeli do jednej liczby. Wynik rozstrzygają zwykle dwie rzeczy: czy rozumiesz, co dokładnie wykona agencja, i czy czujesz, że rozmowa z jej konsultantem jest rozmową o Twoim problemie, a nie o jej ofercie.

Kilka rozmów zamiast jednej decyzji

Zanim wybierzesz, porozmawiaj z dwiema lub trzema agencjami. Pierwsze pytania pozwalają ocenić, kto naprawdę słucha, a kto sprzedaje gotowy schemat. Zwróć uwagę na to, czy konsultant potrafi powiedzieć coś, co nie jest wygodne: że widełki są poniżej rynku, że wymagania wykluczają się nawzajem albo że rola jest trudna do obsadzenia w zakładanym terminie. Taka szczerość na początku oszczędza miesiące rozczarowań.

Co możemy powiedzieć o sobie

Skoro zachęcamy do pytań, odpowiadamy na kilka z nich wprost. Mamy wpis do rejestru agencji zatrudnienia, numer KRAZ 22623, a spółka działa od 2019 roku jako AGM JOB Sp. z o.o. (więcej na stronie AGM JOB i Integratalent). Zlecenie prowadzi jeden konsultant od rozmowy o stanowisku do podpisanej oferty. Krótką listę trzech do pięciu zweryfikowanych kandydatów przedstawiamy zwykle po około 21 dniach. Rekrutację stałą rozliczamy procentem rocznego wynagrodzenia brutto po przyjęciu oferty, a gwarancja zastępstwa trwa 12 tygodni. Kandydat nie płaci nigdy. Executive search prowadzimy na wyłączność, a warunki spisujemy z góry.

Najczęstsze pytania

Chcesz zadać nam te same dwanaście pytań? Napisz lub zadzwoń: odpowiemy rzeczowo i na piśmie, zanim zaczniemy jakąkolwiek współpracę. Zasady rozliczeń opisaliśmy na stronie cennik rekrutacji.