Ile kosztuje rekrutacja dyrektora: modele rozliczeń, ceny i pułapki

Rekrutacja dyrektora kosztuje zwykle określony procent jego rocznego wynagrodzenia brutto, a sposób i moment płatności zależą od modelu współpracy: success fee (opłata za sukces), retainer (opłata etapowa) albo model mieszany. Wysokość procentu nie jest jednak najważniejszą liczbą w tej rozmowie. Ważniejsze jest to, ile kosztuje stanowisko, które pozostaje nieobsadzone, i ile kosztuje błąd w wyborze, bo obie te kwoty są zwykle znacznie większe niż rachunek od agencji.

Ten tekst porządkuje temat z perspektywy firmy, która zamawia rekrutację. Nie podajemy w nim cennika ani „rynkowych stawek”, ponieważ takich jednej liczby nie ma: rozrzut zależy od poziomu stanowiska, branży, poufności i modelu. Pokazujemy natomiast, jak to policzyć, o co pytać i gdzie czyhają pułapki.

Z czego składa się cena rekrutacji dyrektora

Opłata dla agencji nie jest opłatą za CV. Płacisz za zespół ludzi, którzy przez kilka tygodni lub miesięcy pracują nad jednym zadaniem: ustalenie profilu, mapowanie rynku, dotarcie do osób, które nie szukają pracy, rozmowy, ocena, referencje, negocjacje oferty, a po zatrudnieniu kontakt z nową osobą i gwarancja. Przy stanowiskach kierowniczych duża część tej pracy nigdy nie trafia do klienta w formie widocznego dokumentu. To rozmowy z kandydatami, którzy odmówili, i z osobami, które wskazały innych kandydatów.

W cenie mieści się też ryzyko agencji. Jeśli zlecenie jest rozliczane za sukces, agencja pracuje przy wielu zleceniach, z których część nie kończy się zatrudnieniem, a jej koszt pokrywają te, które się kończą. Dlatego przy ocenie ofert warto patrzeć na cały model, a nie tylko na sam procent.

Trzy główne modele rozliczeń

1. Success fee (contingency). Agencja otrzymuje wynagrodzenie dopiero wtedy, gdy kandydat przyjmie ofertę. Płacisz za wynik, więc ryzyko po Twojej stronie jest niewielkie. Model działa dobrze tam, gdzie wartościowych kandydatów można znaleźć w rozsądnym czasie, a stanowisko nie jest tajne. Wadą bywa to, że agencja pracuje równolegle nad wieloma zleceniami, a przy bardzo rzadkich profilach może przyznawać im mniejszy priorytet.

2. Retainer (opłata etapowa). Opłata jest dzielona na raty związane z etapami: start poszukiwań, przedstawienie listy kandydatów, zatrudnienie. Zwykle wiąże się z wyłącznością. Model stosuje się przy stanowiskach zarządczych i wszędzie tam, gdzie poszukiwania muszą być poufne i wymagają bezpośredniego docierania do osób, które nie szukają pracy. Wada to ryzyko poniesienia części kosztów bez zatrudnienia, zaleta: pełne zaangażowanie zespołu i priorytet zlecenia.

3. Model mieszany. Mała opłata wstępna (często zaliczana na poczet końcowego wynagrodzenia) plus reszta po przyjęciu oferty. Bywa dobrym kompromisem tam, gdzie zlecenie wymaga zaangażowania od pierwszego dnia, ale firma chce zachować część motywacji agencji powiązaną z wynikiem.

U nas rekrutacja stała na umowę o pracę jest rozliczana jako procent rocznego wynagrodzenia brutto, płatny po przyjęciu oferty. Executive search prowadzimy na wyłączność, a opłatę dzielimy na etapy. Szczegóły opisujemy na stronie cennik rekrutacji.

Od czego zależy wysokość opłaty

Przy każdej wycenie na wysokość stawki wpływa kilka czynników, które warto zrozumieć jeszcze przed rozmową z agencją:

• poziom stanowiska. Im wyżej w organizacji, tym mniej kandydatów i tym więcej pracy nad każdym z nich,
• rzadkość profilu. Dyrektor z doświadczeniem w wąskiej branży, w regulowanym otoczeniu albo ze znajomością konkretnej technologii to inna kategoria zadania niż dyrektor handlowy w szerokiej puli kandydatów,
• poufność. Rekrutacja bez ogłoszeń i bez ujawnienia nazwy firmy wymaga bezpośredniego docierania do osób jedna po drugiej,
• struktura wynagrodzenia. Podstawą procentu jest zwykle roczne wynagrodzenie brutto. Warto więc ustalić na piśmie, czy wlicza się premię, udziały i dodatki,
• lokalizacja i tryb pracy. Stanowiska poza dużymi miastami lub wymagające przeprowadzki wydłużają poszukiwania,
• zakres gwarancji. Dłuższa i lepiej opisana gwarancja zmniejsza ryzyko klienta, a jej koszt agencja uwzględnia w cenie.

Przykład arytmetyczny (ilustracja, nie oferta)

Aby oswoić się z rzędami wielkości, posłuży prosty przykład liczbowy. To wyłącznie ilustracja rachunku, a nie nasza stawka ani stawka rynkowa.

Pozycja	Wartość
Wynagrodzenie brutto miesięcznie	40 000 zł
Wynagrodzenie roczne brutto	480 000 zł
Umowny procent opłaty (przykład)	20%
Opłata dla agencji	96 000 zł
Koszt pracodawcy za rok (z narzutami ok. 20% ponad brutto)	ok. 576 000 zł

Opłata jednorazowa przy takich liczbach stanowi w przybliżeniu jedną szóstą rocznego kosztu pracodawcy. Gdy ten sam dyrektor zostanie w firmie przez trzy lata, jest to ułamek łącznego kosztu jego zatrudnienia. Dopiero zestawienie tej kwoty z kosztem pomyłki lub wakatu pokazuje, czy rachunek jest „wysoki”.

Koszt wakatu: liczba, o której zapomina większość firm

Każdy miesiąc bez dyrektora kosztuje. Nie da się tego ująć jedną liczbą, ale łatwo to zestawić w prostą listę pytań:

1. Kto przejmuje zadania nieobecnej osoby? Jeśli robi to inny dyrektor, ile czasu traci na swoje obowiązki? Jeśli wykorzystujesz interim, ile zapłacisz za dni pracy?
2. Które decyzje i projekty czekają? Opóźniona transakcja, wdrożenie systemu albo kontrakt, który wymaga podpisu osoby na tym stanowisku, mają konkretną wartość.
3. Jak reaguje zespół? Brak lidera zwiększa ryzyko odejść w zespole, a to kolejne rekrutacje.
4. Jaki jest koszt dłuższego procesu? Rekrutacja prowadzona bez wsparcia bywa dłuższa, szczególnie przy braku kontaktów z kandydatami, którzy nie szukają pracy.

Dla stanowisk dyrektorskich nawet kilka miesięcy bez obsadzenia zwykle kosztuje więcej niż cała opłata dla agencji. Dlatego pytanie „czy opłaca się skorzystać z agencji” rzadko sprowadza się do ceny, a częściej do tego, czy agencja skróci i zabezpieczy proces.

Koszt pomyłki

Źle dobrany dyrektor generuje koszty, które trudno zmierzyć: opóźnione decyzje, spadek zaangażowania zespołu, odejścia osób, które z nim pracowały, nowa rekrutacja, odprawa i okres wypowiedzenia. Nietrafiony wybór na stanowisko kierownicze bywa w sumie kosztem wielokrotności rocznego wynagrodzenia. Dlatego gwarancja zastępstwa to nie dodatek, tylko część usługi: obejmuje zwykle pierwsze miesiące zatrudnienia i zabezpiecza firmę przed szybkim rozstaniem. Warto jednak pamiętać, że nawet najlepsza gwarancja nie zwraca czasu zespołu, więc większą wartością jest rzetelna selekcja niż możliwość wymiany.

Jak porównać oferty agencji

Procent jest łatwy do porównania, więc na nim kończy się większość analiz. Rozsądniej zestawić:

• model i moment płatności: czy faktura pojawia się po przyjęciu oferty, czy wcześniej, i w jakich ratach,
• gwarancję: ile trwa, co obejmuje (zwrot części opłaty, nowa rekrutacja), w jakich sytuacjach nie obowiązuje,
• podstawę naliczenia: czy liczy się tylko podstawę, czy także premię i inne składniki,
• prowadzenie zlecenia: kto faktycznie pracuje nad rekrutacją, czy to ta sama osoba od początku do końca, czy zlecenie przechodzi z rąk do rąk,
• sposób poszukiwań: wyłącznie ogłoszenia i baza, czy także docieranie do osób zatrudnionych,
• dodatkowe koszty: ogłoszenia, badania, testy, podróże i ich akceptacja przed poniesieniem,
• ochronę danych i poufność: gdzie przechowywane są dane, kto ma do nich dostęp, jak wygląda umowa powierzenia, o ile jest potrzebna,
• wpis do rejestru agencji zatrudnienia: numer powinien być podany bez problemu i możliwy do sprawdzenia, jak opisujemy w poradniku jak sprawdzić agencję zatrudnienia w KRAZ.

Pełną listę pytań do zadania potencjalnemu partnerowi znajdziesz w artykule jak wybrać agencję rekrutacyjną.

Pułapki, na które warto uważać

• Nieprecyzyjna podstawa naliczenia. „Procent rocznego wynagrodzenia” bez doprecyzowania premii, dodatków i udziałów może oznaczać różne kwoty. Spisz wszystko w umowie.
• Płatność wstępna bez zakresu usług. Opłata za „start poszukiwań” powinna być powiązana z opisanymi czynnościami, na przykład mapowaniem rynku.
• Wyłączność bez zobowiązań agencji. Jeśli oddajesz zlecenie na wyłączność, zapytaj o harmonogram, cykl raportowania i warunki rozwiązania współpracy.
• Gwarancja z licznymi wyłączeniami. Warto przeczytać, kiedy gwarancja nie obowiązuje, na przykład przy zmianie zakresu stanowiska.
• Kandydaci zgłaszani także przez inne agencje. Ustal zasadę, kto jest „właścicielem” kandydata, jeśli kandydatura trafi do Ciebie wieloma kanałami.
• Brak informacji o tym, kto prowadzi zlecenie. Dla roli dyrektorskiej to różnica między kimś, kto zna rynek, a kimś, kto wysyła ogłoszenia.

Kiedy własna rekrutacja ma sens, a kiedy agencja

Własny dział HR poradzi sobie ze stanowiskami, na które istnieje szeroka pula aktywnych kandydatów, a proces nie musi być poufny. Agencja zwykle wnosi wartość tam, gdzie:

• kandydaci nie przeglądają ogłoszeń i trzeba do nich dotrzeć bezpośrednio,
• zlecenie jest poufne, bo odchodzi obecny dyrektor albo firma nie chce ujawniać zmian,
• brakuje w firmie czasu lub doświadczenia w ocenie osób na poziomie dyrektorskim,
• potrzebne jest spojrzenie z zewnątrz na widełki, warunki i atrakcyjność oferty na tle rynku,
• firma wchodzi na nowy rynek i nie zna lokalnych kandydatów, jak opisujemy na stronie wejście na rynek polski.

Podsumowanie

Rekrutacja dyrektora kosztuje tyle, ile warte jest stanowisko, które ma być dobrze obsadzone, i niewiele ma wspólnego z ceną za jedno ogłoszenie. Zamiast pytać „ile procent bierze agencja”, zapytaj: „ile kosztuje mnie miesiąc bez tej osoby i co będzie, jeśli się pomylę?”. Dopiero wtedy porównywanie procentów ma sens. A jeśli wybierasz między agencją, headhunterem i własnymi siłami, przeczytaj headhunter czy agencja rekrutacyjna.

Najczęstsze pytania

Chcesz poznać warunki rozliczenia dla konkretnego stanowiska? Opisz je w kilku zdaniach na stronie kontaktowej albo sprawdź nasze zasady na stronie cennik rekrutacji. Warunki przekażemy na piśmie, zanim zaczniemy pracę.