Headhunter czy agencja rekrutacyjna: czym się różnią i którą drogę wybrać

Headhunter i agencja rekrutacyjna to nie dwa wyraźnie oddzielone zawody, tylko dwa sposoby pracy. Agencja rekrutacyjna prowadzi proces obsadzenia stanowiska: ogłasza, korzysta z bazy kandydatów, rozmawia, selekcjonuje. Headhunter wyszukuje konkretne osoby bezpośrednio, najczęściej takie, które pracują i same nie szukają zmiany. Przy stanowiskach dyrektorskich i zarządczych przeważnie potrzebna jest ta druga metoda, a gdy zlecenie dotyczy najwyższego szczebla i ma pozostać tajne, mówimy o executive search.

Ten tekst pomaga zdecydować, która droga pasuje do Twojego stanowiska. Pisze go zespół, który prowadzi obie formy pracy, więc nie przekonujemy, że jedna z nich jest zawsze lepsza.

Skąd bierze się zamieszanie

W polskim obiegu słowo „headhunter” funkcjonuje jak potoczna nazwa każdego, kto „zabiera” kandydata z jednej firmy do drugiej. Tymczasem „agencja rekrutacyjna” bywa i firmą wysyłającą ogłoszenia, i podmiotem prowadzącym poszukiwania bezpośrednie. Do tego dochodzą pojęcia branżowe: executive search, rekrutacja stała, pośrednictwo pracy, doradztwo personalne, praca tymczasowa, outsourcing procesów rekrutacyjnych (RPO). Wiele firm oferuje kilka z nich pod jednym szyldem, a niektóre robią to samo pod różnymi nazwami.

Dlatego zamiast pytać „czy to headhunter?”, lepiej zapytać: jakimi metodami agencja będzie szukała kandydata do tego konkretnego stanowiska? Nazwa nie rozstrzyga niczego, metoda tak.

Czym jest agencja rekrutacyjna

Klasyczna agencja rekrutacyjna obsadza stanowiska, w których istnieje spora pula kandydatów aktywnie szukających zmiany. Jej narzędzia to ogłoszenia, serwisy z ofertami pracy, bazy kandydatów i sieć kontaktów, a uzupełnieniem bywa wyszukiwanie w sieciach zawodowych. Konsultant prowadzi rozmowy z osobami, które odpowiedziały na ogłoszenie albo znajdują się w bazie, ocenia je i przedstawia klientowi najlepsze kandydatury.

To sprawdzony model, który dobrze działa dla stanowisk specjalistycznych i kierowniczych niższego i średniego szczebla. Jest szybki, ma przewidywalny koszt i zwykle opiera się na rozliczeniu za wynik, czyli opłacie po zatrudnieniu. Jego ograniczeniem jest to, że widzi głównie osoby aktywnie szukające pracy. A najlepsi menedżerowie często do nich nie należą.

Czym jest headhunting

Headhunting, czyli poszukiwanie bezpośrednie, zaczyna się od pytania odwrotnego: nie „kto odpowie na ogłoszenie”, tylko „kto na rynku faktycznie mógłby objąć tę rolę”. Konsultant ustala listę osób, firm i środowisk, a następnie kontaktuje się z kandydatami po kolei, często bez ogłoszeń. Rozmowa dotyczy kariery i okazji, a nie stanowiska wymienionego w ogłoszeniu. Kandydat nie musiał nigdy zastanawiać się nad zmianą pracy, a mimo to może zostać przekonany, jeśli propozycja ma sens.

Taka praca wymaga innych kompetencji niż prowadzenie ogłoszeń: znajomości branży, umiejętności prowadzenia rozmowy z osobą zajętą i sceptyczną, taktu w sprawach poufnych oraz gotowości do wielu odmów. Sukcesem bywa rozmowa, w której kandydat zdecydował, że nie chce zmiany, ale wskazał kogoś, kto może się zainteresować. Zazwyczaj trwa dłużej i jest kosztowniejsza niż prosta rekrutacja, dlatego stosuje się ją przy stanowiskach, na których pomyłka jest droga.

Executive search: headhunting na najwyższym poziomie

Executive search to poszukiwanie bezpośrednie na stanowiska zarządcze i dyrektorskie najwyższego szczebla. Wyróżniają go cztery cechy:

• wyłączność: agencja pracuje nad zleceniem w pierwszej kolejności, bez równoległej konkurencji,
• poufność: liczba osób znających zlecenie jest ograniczona, a kandydaci dowiadują się o nazwie firmy dopiero wtedy, gdy to konieczne,
• mapowanie rynku: przed rozmowami powstaje opis tego, kto zajmuje podobne stanowiska i gdzie warto szukać,
• formalna ocena finalistów: referencje, a czasem ocena psychometryczna.

Szczegółowy opis procesu znajdziesz na stronie executive search oraz w artykule co to jest executive search.

Porównanie w tabeli

Cecha	Agencja rekrutacyjna (klasyczna)	Headhunting / executive search
Główna metoda	Ogłoszenia, baza kandydatów	Bezpośrednie dotarcie do wybranych osób
Kandydaci	Aktywnie szukający pracy	Najczęściej zatrudnieni, niezainteresowani zmianą
Typowe stanowiska	Specjaliści, kierownicy, dyrektorzy średniego szczebla	Dyrektorzy, członkowie zarządów, prezesi, role rzadkie
Poufność	Ograniczona, ogłoszenie jest jawne	Wysoka, często całkowita
Czas	Krótszy	Dłuższy, zwykle kilka miesięcy
Model rozliczenia	Najczęściej za sukces	Najczęściej etapowy lub mieszany, często na wyłączność
Zaangażowanie zespołu	Rozłożone na wiele zleceń	Koncentracja na jednym zleceniu

Kiedy wybrać którą drogę

Klasyczna rekrutacja będzie rozsądnym wyborem, gdy:

• stanowisko jest powszechne w branży i wiadomo, że kandydaci reagują na ogłoszenia,
• nie ma potrzeby zachowania tajemnicy, bo odejście poprzednika jest jawne,
• zależy Ci na krótkim czasie i niskim ryzyku finansowym,
• budżet na rekrutację jest ograniczony, a stanowisko nie wpływa strategicznie na firmę.

Headhunting lub executive search będzie lepszy, gdy:

• kandydatów jest niewielu, a większość z nich jest zatrudniona,
• zlecenie jest poufne: wymiana prezesa, dyrektora lub członka zarządu bez ujawniania tego rynkowi,
• stanowisko ma duże znaczenie strategiczne, a pomyłka kosztuje kilkukrotność rocznego wynagrodzenia,
• wcześniejsza rekrutacja przez ogłoszenia nie przyniosła kandydatów lub trafiły do Ciebie osoby nieodpowiednie,
• wchodzisz na polski rynek i nie znasz lokalnego środowiska, jak opisujemy na stronie wejście na rynek polski.

Często najlepsze jest rozwiązanie pośrednie: zlecenie z poszukiwaniem bezpośrednim, prowadzone bez wyłączności, albo rekrutacja jawna, której towarzyszy dyskretne docieranie do wybranych osób. W Integratalent oba podejścia łączymy w ramach jednej usługi rekrutacji stałej, a pełną wyłączność i poufność oferujemy w ramach executive search.

Interim, outsourcing i inne usługi, o które często pytają firmy

Przy wyborze partnera pojawiają się też inne formy współpracy, które nie są ani headhuntingiem, ani klasyczną rekrutacją:

• Interim management: menedżer z zewnątrz obejmuje stanowisko na określony czas, zwykle na kontrakcie B2B. To rozwiązanie na sytuacje, w których firma nie może czekać na rekrutację, i uzupełnienie poszukiwań stałego następcy. Opisujemy je na stronie interim management.
• Outsourcing rekrutacji (RPO): agencja przejmuje część procesów rekrutacyjnych firmy, najczęściej przy dużej liczbie podobnych stanowisk. Przy rekrutacji kadry kierowniczej stosuje się go rzadko.
• Praca tymczasowa: agencja zatrudnia pracownika i oddaje go do pracy u klienta. To odrębny rodzaj usługi, powszechny przy stanowiskach wykonawczych.
• Doradztwo personalne: audyt struktury, ocena zespołu, planowanie sukcesji. Bywa uzupełnieniem poszukiwań na stanowiska zarządcze.

Pięć typowych sytuacji i rekomendacja

Poniższe scenariusze są uogólnieniem tego, z czym firmy zgłaszają się do nas najczęściej. Nie opisują konkretnych klientów.

1. Odchodzi dyrektor finansowy, ale firma nie chce, aby rynek o tym wiedział. Potrzebne jest poszukiwanie bezpośrednie i poufność. Ogłoszenie ujawniłoby zmianę bankom, inwestorom i zespołowi, zanim firma będzie na to gotowa.
2. Rośnie dział sprzedaży i trzeba zatrudnić kilku kierowników regionalnych. Klasyczna rekrutacja z ogłoszeniami zwykle wystarczy, bo kandydatów jest wielu, a profile są powtarzalne.
3. Zagraniczna centrala otwiera polski oddział i szuka pierwszego country managera. Sprawdza się poszukiwanie bezpośrednie, bo kandydat musi znać lokalny rynek, a firma nie ma jeszcze rozpoznawalności, która sama przyciągałaby zgłoszenia.
4. Rada nadzorcza szuka niezależnego członka o określonych kompetencjach. To klasyczny executive search: niewielu kandydatów, poufność, ocena dopasowania do rady.
5. Firma szuka specjalisty IT i od trzech miesięcy dostaje CV, które nie pasują. Zanim zmienisz agencję, sprawdź profil i widełki. Dopiero potem zdecyduj, czy potrzebujesz bezpośredniego docierania do osób z konkretną technologią.

Najczęstsze mity

• „Headhunter zawsze jest droższy.” Nie zawsze. Przy rzadkich profilach klasyczna rekrutacja bez efektu kosztuje czas i kolejne ogłoszenia, a opłata za poszukiwanie bezpośrednie bywa mniejszym wydatkiem niż wielomiesięczny wakat.
• „Agencja z ogłoszeniami nie znajdzie dobrych ludzi.” Znajdzie, jeśli stanowisko leży w obszarze, w którym kandydaci aktywnie rozglądają się za pracą. Problem pojawia się, gdy profil jest wąski lub poufny.
• „Wyłączność oznacza, że agencja nie musi się starać.” Powinno być odwrotnie: wyłączność zobowiązuje do harmonogramu, raportowania i mapy rynku. Jeśli tego nie ma w umowie, warto poprosić o uzupełnienie.
• „Dobry headhunter ma gotową bazę gotowych kandydatów.” Baza pomaga, ale przy najwyższych stanowiskach liczy się przede wszystkim praca wokół konkretnego zlecenia: wyszukanie osób, rozmowy i ocena.
• „Wystarczy LinkedIn.” Sieci zawodowe ułatwiają pierwszy kontakt, ale nie zastępują rozmowy, oceny, weryfikacji referencji i negocjacji. Kandydat na stanowisko zarządcze rzadko reaguje na zimną wiadomość od nieznanej osoby.

O co zapytać, zanim wybierzesz

Niezależnie od nazwy firmy, zadaj kilka pytań:

1. Jak konkretnie będziecie szukać kandydatów na to stanowisko: ogłoszenia, baza, kontakt bezpośredni?
2. Kto poprowadzi zlecenie i czy będzie to ta sama osoba od briefu do oferty?
3. Jak zabezpieczacie poufność?
4. Jak wygląda rozliczenie i kiedy powstaje obowiązek zapłaty?
5. Jaka jest gwarancja i czego dokładnie dotyczy?
6. Jaki numer wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i jakie usługi obejmuje wpis?

Pełniejszą listę dwunastu pytań z komentarzem znajdziesz w artykule jak wybrać agencję rekrutacyjną, a o kosztach poszczególnych modeli piszemy w poradniku ile kosztuje rekrutacja dyrektora.

Jak działamy w Integratalent

Rekrutacja stała na umowę o pracę, od specjalisty po dyrektora, łączy odpowiedzi na ogłoszenia z bezpośrednim docieraniem do wybranych osób: trzy do pięciu kandydatur, które sprawdziliśmy, przedstawiamy zwykle po około 21 dniach od startu zlecenia. Stanowiska zarządcze prowadzimy jako executive search na wyłączność, z Senior Partnerem na czele zespołu, mapą rynku i pełną dyskrecją. Do tego dochodzi interim dla sytuacji, w których czas gra rolę. Kandydat nie płaci za żadną z tych usług. Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, przejrzyj ofertę na stronie dla pracodawców i napisz do nas.

Najczęstsze pytania

Nie jesteś pewien, która forma współpracy pasuje do Twojego stanowiska? Opisz nam sytuację, a konsultant szczerze powie, czy potrzebujesz poszukiwań bezpośrednich, zwykłej rekrutacji, czy jeszcze innego rozwiązania. Możesz też przejrzeć wszystkie nasze usługi.