Ile trwa rekrutacja dyrektora: harmonogram, opóźnienia i sposoby na skrócenie procesu

Rekrutacja dyrektora trwa zwykle od dwóch do czterech miesięcy od startu poszukiwań do przyjęcia oferty przez kandydata, a następnie dochodzi okres wypowiedzenia, który na stanowiskach kierowniczych często wynosi do trzech miesięcy. Od decyzji o obsadzeniu stanowiska do pierwszego dnia nowej osoby w firmie mija więc zwykle od czterech do ośmiu miesięcy. To dłużej, niż zakłada większość firm, i jest główną przyczyną rozczarowań w pierwszych tygodniach poszukiwań.

Poniżej pokazujemy, z czego ten czas się składa, co go wydłuża i jak realnie go skrócić bez obniżania jakości wyboru. Podajemy widełki orientacyjne: konkretne terminy zależą od roli, rynku i poufności.

Z czego składa się czas rekrutacji

Rekrutacja dyrektora to kilka etapów, z których każdy ma własną dynamikę.

Etap	Orientacyjny czas	Co się dzieje
Przygotowanie i brief	1-2 tygodnie	Ustalenie roli, profilu, widełek i procesu decyzyjnego
Mapowanie rynku i pierwsze kontakty	2-4 tygodnie	Identyfikacja kandydatów, rozmowy wstępne
Rozmowy i krótka lista	3-5 tygodni	Spotkania z konsultantem, ocena, przedstawienie kandydatów
Spotkania z klientem	2-4 tygodnie	Rozmowy z zarządem, rada, ewentualne zadania
Referencje i oferta	1-2 tygodnie	Weryfikacja, negocjacje, przyjęcie oferty
Okres wypowiedzenia kandydata	do 3 miesięcy (często ustalany)	Kandydat kończy pracę u obecnego pracodawcy

Etapy częściowo nakładają się, dlatego suma nie jest prostą sumą. Dobrze zorganizowane zlecenie przechodzi z mapowania do pierwszych rozmów w ciągu kilku dni, a spotkania z klientem planuje się równolegle z przygotowaniem listy.

W standardowych zleceniach rekrutacji stałej krótką listę trzech do pięciu zweryfikowanych kandydatów przedstawiamy zwykle po około 21 dniach od startu, a mediana czasu od startu do przyjęcia oferty wynosi u nas 25 dni. Przy stanowiskach zarządczych i poufnych, prowadzonych jako executive search, całość trwa dłużej, bo wymaga większej liczby rozmów i ostrożności.

Okres wypowiedzenia: czas, o którym trzeba pomyśleć na początku

Dla wielu firm to największe zaskoczenie. Kandydat, który podpisał ofertę, nie może zacząć pracy następnego dnia. W Polsce okres wypowiedzenia umowy o pracę zależy od stażu u danego pracodawcy i wynosi dwa tygodnie, miesiąc albo trzy miesiące (art. 36 Kodeksu pracy). W kontraktach menedżerskich i B2B okres bywa ustalony indywidualnie i niekiedy jest dłuższy. Dla kandydatów na stanowiskach dyrektorskich trzy miesiące są częstą wartością.

Do tego mogą dojść:

• zakaz konkurencji po ustaniu zatrudnienia u obecnego pracodawcy, który ogranicza przejście do firmy z tej samej branży (Kodeks pracy przewiduje odszkodowanie za jego przestrzeganie nie niższe niż 25% wynagrodzenia za okres odpowiadający okresowi zakazu),
• rozliczenia premii i programów motywacyjnych, które kandydat chce domknąć przed odejściem,
• zobowiązania wobec klientów lub zespołu, które kandydat musi przekazać.

Dlatego zaplanuj start nowej osoby z wyprzedzeniem. Jeśli stanowisko nie może czekać, rozważ interim managera, który obejmie je w kilka dni.

Siedem rzeczy, które wydłużają rekrutację dyrektora

1. Niejasny profil roli. Jeśli zarząd nie zgadza się co do tego, kogo szuka, kolejne rozmowy kończą się wątpliwościami. Brief powinien być wynikiem uzgodnienia, nie tylko rozmowy z jedną osobą.
2. Widełki niedopasowane do rynku. Kandydaci na takich stanowiskach znają swoją wartość. Jeśli oferta jest poniżej rynku, proces się ciągnie albo kończy odmową. Warto sprawdzić stawki w przewodniku wynagrodzeń.
3. Powolne decyzje. Odpowiedź po dwóch tygodniach od spotkania sygnalizuje kandydatowi brak zainteresowania. Dobrzy finaliści mają równoległe procesy.
4. Zbyt wiele etapów i zbyt wielu rozmówców. Pięć rund z kilkunastoma osobami męczy kandydatów i opóźnia decyzje. Wystarczą zwykle trzy lub cztery spotkania z jasno określonymi celami.
5. Poufność bez planu. Poszukiwania bez ogłoszeń są wolniejsze, bo konsultant dociera do kandydatów jeden po drugim. To wartość, a nie wada, ale wymaga czasu.
6. Oczekiwanie idealnego kandydata. Lista wymagań, której nikt nie spełnia, wydłuża poszukiwania. Warto ustalić, co jest niezbędne, a co pożądane.
7. Zmiana wymagań w trakcie. Gdy po kilku tygodniach okazuje się, że rola jest inna, proces zaczyna się od nowa.

Jak skrócić rekrutację bez obniżania jakości

Przygotuj brief z zarządem, a nie tylko z HR. Spotkanie z osobami, które będą ocenić kandydata, powinno odbyć się przed startem, nie po pierwszej liście.

Wyznacz jedną osobę decyzyjną i zasady podejmowania decyzji (kto i w jakim czasie odpowiada po spotkaniu). Opóźnienia po stronie klienta to najczęstsze źródło utraty kandydatów.

Zarezerwuj terminy spotkań z góry. Kalendarze dyrektorów są pełne. Rezerwacja okien na pierwsze spotkania z finalistami, nawet warunkowo, przyspiesza proces o tygodnie.

Uzgodnij widełki na początku. Jeśli konsultant, który zna rynek, mówi, że budżet jest niski, to warto to omówić zanim rozpoczną się rozmowy.

Zadbaj o doświadczenie kandydata. Szybka informacja zwrotna, jasne kolejne kroki i szacunek dla czasu osób na tym poziomie wpływają na to, czy zostaną w procesie.

Planuj równolegle. Rozmowy z kandydatami, referencje i przygotowanie oferty nie muszą odbywać się po kolei.

Rozważ rozwiązanie pomostowe. Interim manager zapewnia ciągłość, a rekrutacja stałej osoby może być prowadzona bez presji czasu, która sprzyja złym decyzjom.

Czego nie warto skracać

Są etapy, które można przyspieszyć, ale nie wolno pominąć:

• Referencji. Zbierane od finalistów, za ich zgodą, od osób, które pracowały z kandydatem w różnych rolach.
• Rozmów z zespołem lub osobami, z którymi kandydat będzie współpracować. To często ujawnia różnice w oczekiwaniach.
• Rozmowy o warunkach. Pozornie szybka oferta z niedomówieniami kończy się sporami po kilku miesiącach.
• Planu wejścia do organizacji. Zła integracja kosztuje więcej niż kilka tygodni zaoszczędzonych na etapach przed ofertą. Opisujemy to w artykule pierwsze 90 dni na nowym stanowisku.

Jak wygląda to u nas

Rekrutację stałą prowadzi jeden konsultant od rozmowy o roli do podpisu. Mediana czasu od startu zlecenia do przyjęcia oferty wynosi 25 dni, a krótką listę trzech do pięciu kandydatów przedstawiamy po około 21 dniach. Executive search na najwyższe stanowiska ma własny harmonogram, ustalany na początku zlecenia. Przy zleceniach pilnych możemy zaproponować menedżera interim. Zasady współpracy i rozliczeń opisujemy na stronie cennik rekrutacji, a metodę poszukiwań bezpośrednich w artykule co to jest executive search. Koszt miesiąca bez dyrektora, który warto porównać z kosztem agencji, analizujemy w poradniku ile kosztuje rekrutacja dyrektora.

Najczęstsze pytania

Chcesz poznać realistyczny harmonogram dla swojego stanowiska? Opisz rolę, a konsultant przedstawi plan etapów i terminów. Zasady współpracy opisujemy na stronie dla pracodawców.